Memahami Komunikasi di Tempat Kerja

Proses komunikasi merupakan aktivitas yang sangat penting dalam kehidupan ini, tidak terkecuali dalam melaksanakan aktivitas di tempat kerja. Tanpa komunikasi yang baik, hidup dan bekerja tidak pernah efektif.

Salah satu kompetensi yang harus dimiliki  oleh seorang bankir yang baik adalah cakap melakukan “komunikasi di tempat kerja”.  Hal tersebut meliputi berbagai aktivitas, seperti mengumpulkan, mencatat, mengirim data, menyampaikan informasi untuk memenuhi kebutuhan tempat kerja, dan menangapi masalah dan bekerja sama dengan rekan kerja ataupun pihak lainnya.

1. Manfaat Komunikasi di Tempat Kerja 

Komunikasi adalah upaya membuat pendapat, menyatakan perasaan, menyampaikan informasi, dan sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain. Longman, mendefinisikan “komunikasi” sebagai to make opinions, feelings, information, etc., known or understood by others. Lebih jauh lagi, proses komunikasi merupakan suatu keterampilan atau kemampuan untuk mengungkapkan keinginan, ide, perasaan, pikiran, atau pendapat seseorang sehingga dapat mengerti dan dimengerti oleh orang lain. Dalam melakukan pekerjaan sehari-hari, tidak dapat disangkal bahwa komunikasi yang efektif di tempat kerja sangat penting, mengingat bahwa dalam sebuah perusahaan terhadap banyak orang dengan berbagai latar belakang dengan tujuan yang sama.

Secara umum, manfaat komunikasi di tempat kerja bagi karyawan, antara lain:

1. Dapat memperoleh keterangan atau informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan;
2. Dapat mewujutkan kerja sama antarpersonel di tempat kerja dalam rangka pelaksanaan tugas/pekerjaan;
3. Dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan;
4. Dapat memudahkan dalam penyampaian kebijakan, peraturan, ataupun ketentuan yang berlaku di tempat kerja;
5. Dapat meningkatkan nilai-nilai kebersamaan dan kekeluargaan di tempat kerja;
6. Dapat memudahkan karyawan maupun pimpinan dalam mengakses perkembnagan ilmu dan teknologi.

Pada akhirnya, bagi organisasi, proses komunikasi yang efektif dapat memberikan berbagai manfaat, berikut beberapa di antaranya.

1. Menciptakan kepuasan kerja. Jika lingkungan perusahaan kondusif, bersahabat, dan ramah di mana bawahan didorong untuk mengomunikasikan ide-ide inovasi mereka tentang pekerjaan kemudian diberikan umpan balik yang positif, akan tumbuh suasana kerja yang sangat baik yang dapat memotivasi seluruh personal. Semua karyawan akan merasa dihargai. Dengan demikian, komunikasi yang efektif ditempat kerja membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan, yang pada akhirnya akan menghasilkan kepuasan kerja yanglebih besar.
2. Menyelesaikan konflik. Komunikasi yang terbuka di tempat kerja dapat  membantu mencegah timbulnya konflik dan menyelesaikan konflik yang terjadi. Sebagai contoh, perselisihan antara dua orang karyawan karena memiliki ketidaksetujuan akan hal tertentu akibat berbeda pandangan, akan lebih mudah diatasi mulai diskusi dan komunikasi bersama.
3. Meningkatkan produktivitas. Komunikasi yang efektif di tempat kerja merupakan hal yang penting bagi keberhasilan sebuah perusahaan. Setiap perusahaan tentunya memiliki tujuan bisnis, visi, dan misi. Hal tersebut harus dapat dikomunikasikan kepada seluru pegawai dengan jelas dan dipastikan bahwa mereka dan semua puhak yang terlibat dalam perusahaan menuju tujuan yang sama. Untuk itu,diperlukan proses komunikasi yang efektif antara perusahaan dengan karyawan, dan atasan dengan bawahan, sehingga prodektivitas dapt dicapai dan meningkat.

B. Klasifikasi Komunikasi

Banyak pakar komunikasi mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya. Istilah-istilah lain juga digunakan untuk merujuk pada konteks ini. Selain konteks yang lazim, juga digunakan istilah tingkat, bentuk, situasi, keadaan, arena, jenis, cara, dan pertemuan. Indikator paling umum untuk mengklasifikasi komunikasi berdasarkan konteks atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam komunikasi. Di bawah ini klasifikasi komunikasi berdasarkan konteks, yaitu sebagai berikut :

1. Komunikasi Intrapersonal, merupakan komunikasi dengan diri sendiri, baik disadari atau tidak. Contohnya, berpikir. Komunikasi ini merupakan landasan komunikasi interpersonal (antarpribadi) dan komunikasi dalam konteks-konteks lainnya. Komunikasi intrapersonal ini inheren dalam komunikasi dua ataupun tiga orang dan seterusnya. Mengingat sebelum berkomunikasi dengan orang lain, seseorang biasanya berkomunikasi dengan diri sendiri (mempersepsi dan memastikan makna pesan orang lain). Hanya saja, cara kerjanya sering tidak disadari. Dapat dikatakan bahwa keberhasilan komunikasi seseorang dengan seseorang yang lain bergantung pada keefektifan komunikasi dengan diri sendiri.
2. Komunikasi Interpersonal, merupakan komunikasi antar orang-orang secara tatap muka yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun nonverbal. Bentuk khusus dari komunikasi interpersonal ini adalah komunikasi diadik yang melibakan hanya dua orang, seperti suami-istri , dua sejawat, dua sahabat dekat, guru-murid, dan sebagainya. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah pihak-pihak yang berkomunikasi berada dalam jangka dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi mengirim dan menerima pesan secara simultan dan spontan, baik secara verbal maupun nonverbal.
3. Komunikasi Kelompok, di mana kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan sama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lain, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Beberapa contoh kelompok, di antaranya keluarga, tetangga, kawan-kawan, terdekat, kelompok pemecahan masalah, atau suatu komite yang melaksanakan rapat untuk mengabil suatu keputusan. Komunikasi kelompok ini dengan sendirinya juga melibatkan komunikasi interperonal (antar pribadi).
4. Komunikasi Publik, merupakan komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang ( khalayak), yang tidak bisa dikenal satu per satu. Komunikasi demikian sering juga disebut pidato, ceramah, atau kuliah (umum). Beberapa pakar komunikasi menggunakan istilah komunikasi kelompok besar. Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih formal dan lebih sulit daripada komunikasi interpersonal atau komunikasi kelompok. Oleh karena itu, komunikasi publik menuntut persiapan pesan yang cermat, keberanian, dan kemampuan menghadapi sejumlah besar orang. Daya tarik fisik pembicara bahkan sering merupakan faktor penting yang menentukan efektivitas pesan, selain keahlian dan kejujuran yang dimiliki pembicara. Dalam komunikasi publik hanya satu pihak yang aktif (pembicara), sedangkan pihak lainnya cenderung pasif. Umpan balik yang mereka berikan terbatas, terutama umpan balik yang bersifat verbal. Umpan balik nonverbal lebih jelas diberikan oleh orang-orang yang duduk di jajaran depan karena merekalah yang paling jelas terlihat. Sesekali pembicara menerima umpan balik yang bersifat serentak, seperti tertawa atau tepuk tangan. Komunikasi publik sering bertujuan memberikan penerangan, menghibur, memberikan penghormatan, atau membujuk.
5. Komunikasi Organisasi, yaitu komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi yang dapat bersifat formal maupun informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi sering kali melibatkan komunikasi diadik, komunikasi interpersonal (antarpribadi), dan adakalanya komunikasi publik. Komunikasi organisasi yang formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horizontal. Sementara itu, komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi antarsejawat, termasuk gosip. 
6. Komunikasi Massa, yaitu komunikasi yang menggunakan media massa, baik cetak (majalah, surat kabar) maupun elektronik (radio, televisi), yang dikelola oleh suatu lembaga atau orang yang dilembagakan, yang ditujukan kepada sejumlah orang yang tersebar di banyak tempat, sering kali anonim, dan heterogen. Pesan-pesannya pun bersifat umum dan disampaikan secara cepat, serentak, dan selintas (khususnya media elektronik). Komunikasi interpersonal, komu nikasi kelompok, dan komunikasi organisasi juga berkaitan dengan proses menyiapkan pesan yang ingin disampaikan dalam komunikasi massa ini. Komunikasi yang Efektif

Tidak semua manusia dibekali kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif sejak lahir. Komunikasi yang dianggap efektif paling tidak harus menghasilkan lima hal, yaitu pengertian, kesenangan, pengaruh pada sikap, hubungan yang semakin baik, dan tindakan (Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss), sebagaimana yang dapat disimak melalui penjelasan berikut:

1. Menyampaikan informasi dan menghasilkan pengertian. Pengertian, artinya penerimaan yang cermat dari isi pesan seperti yang dimaksud oleh pemberi atau sumber pesan.
2. Menghasilkan kesenangan. Tidak semua komunikasi di- tujukan untuk menyampaikan informasi dan membentuk pengertian, Ketika mengucapkan “Selamat pagi!” atau “Apa kabar?”, seseorang tidak bermaksud untuk mencari keterang- an atau informasi. Komunikasi ini lebih dimaksudkan untuk menimbulkan kesenangan. Komunikasi seperti inilah yang membuat hubungan seseorang dengan seseorang lainnya/ sekelompok orang menjadi hangat, akrab, dan menyenangkan.
3. Memengaruhi sikap, Bentuk komunikasi ini termasuk komunikasi yang sering diakukan dan sering pula disebut komunikasi persuasif, contohnya, seorang khotib yang mem bangkitkan sikap beragama dan mendorong jemaah untuk beribadah lebih baik, ataupun guru yang mengajak muridnya untuk lebih mencintai ilmu pengetahuan.
4. Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik. Sebuah penelitian yang pernah dilakukan oleh Philip G. Zimbardo membuktikan bahwa kurangnya komunikasi (tingginya anonimitas/tidak saling mengenal) menjadikan orang agresif, senang mencuri, merusak, dan kurang memiliki tanggung Jawab sosial. Apa yang terjadi bila orang gagal menumbuhkan hubungan interpersonal? menurut Vance Pakard (1974) seseorang akan menjadi agresif, senang berkhayal, “dingin”, sakit fisik dan mental, serta menderita “flight syndrome” (ingin melarikan diri dari lingkungannya).
5. Menghasilkan tindakan nyata. Keberhasilan komunikasi biasanya diukur dari tindakan nyata yang dihasilkan. Mengingat untuk menimbulkan tindakan, seseorang harus terlebih dahulu berhasil menanamkan pengertian, membentuk dan mengubah sikap, atau menumbuhkan hubungan yang baik. Tindakan adalah hasil kumulatif dari seluruh proses komunikasi.

Selain itu, perlu dipahami bahwa terdapat lima hal yang membuat komunikasi menjadi efektif, yaitu:

1. Komunikator dapat berperan dengan baik;
2. Tujuan komunikasi jelas;
3. Isi komunikasi jelas;
4. Alat komunikasi tepat;
5. Komunikasi menarik.

C. Proses Komunikasi

Dalam proses komunikasi yang terjadi antara komunikator (orang yang menyampaikan pesan) dengan komunikan (orang yang menerima pesan), komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan (orang yang menerima), selanjutnya komunikan memberikan umpan balik sehingga terjadi proses komunikasi dua arah.

D. Unsur Komunikasi

Berdasarkan proses komunikasi di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam proses komunikasi terdapat unsur-unsur berikut:

1. Komunikator (orang yang menyampaikan pesan)
2. Komunikan (orang yang menerima pesan)
3. Channel (saluran komunikasi)
4. Pesan (isi berita)
5. Respons (umpan balik atau reaksi)

E. Jenis Komunikasi

Berdasarkan caranya, komunikasi dapat dibagi menjadi dua kelompok:

1. Komunikasi lisan, yaitu cara berkomunikasi dengan berbicara, Dalam proses ini, komunikasi dilakukan dengan langsung, di mana komunikator dapat secara langsung menyampaikan pesan kepada komunikan.
2. Komunikasi tulisan, yaitu cara menyampaikan pesan melalui tulisan. Dalam proses ini, umumnya komunikasi dilakukan secara tidak langsung. Namun, dalam perkembangan teknologi saat ini, komunikasi dengan tulisan bisa pula dilaksanakan secara langsung melalui media chat. Komunikasi tulisan dapat dilakukan melalui media surat, e-mail (surat elektronik), maupun chatting forum.

F. Teknik Komunikasi yang Efektif

Agar proses komunikasi dapat berlangsung efektif, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, yaitu:

• Mendengar dengan aktif;
• Terampil dalam berbicara;
• Gaya bicara yang tepat;
• Penampilan menarik yang terkait dengan beberapa hal, seperti pakaian, pandangan mata, raut muka, sikap badan, suara, tulisan, senyuman, atau jabatan tangan;
• Dan beberapa hal lain, seperti mengingat nama dan ketulusan.
• Sebaliknya, terdapat pula berbagai ciri komunikasi yang tidak efektif yang perlu dipahami, di antaranya:
• Bertele-tele;
• Malu-malu;
• Marah-marah;
• Maksud yang disampaikan tidak jelas (termasuk menyembunyikan maksud);
• Nonverbal;
• Satu arah;
• Tidak responsif;
• Tidak “nyambung”;
• Tidak terbuka.

Hambatan-hambatan lainnya yang juga dapat mengakibatkan komunikasi tidak dapat berjalan dengan efektif adalah sebagai berikut:

1. Hambatan pada komunikator dan komunikan. Hambatan ini disebabkan oleh adanya perbedaan individu, perbedaan peran dan kedudukan organisasional, serta perbedaan budaya.
2. Hambatan pada kode-kode yang digunakan. Setiap profesi memiliki istilah teknis yang berbeda.
3. Hambatan pada saluran komunikasi. Hambatan pada saluran komunikasi ini umumnya bersifat teknis.
4. Hambatan situasi komunikasi. Hambatan ini berkaitan dengan suasana psikologis yang terjadi saat komunikasi berlangsung.

G. Berbicara yang Efektif

Berbicara adalah proses mengeluarkan suara yang dapat dimengerti sebagai ungkapan pikiran (perasaan) yang dihasilkan oleh koordinasi otak, pita suara, udara, dan alat-alat yang mengadakan modifikasi suara. Berbicara efektif adalah berbicara secara menarik dan jelas sehingga dapat dimengerti oleh lawan bicara dan tujuan dari komunikasi dapat tercapai.

Terdapat enam hal yang harus disiapkan agar dapat berbicara efektif, yaitu:

1. Menetapkan sasaran. Sebelum berbicara, seseorang harus menetapkan sasarannya terlebih dahulu. Dalam hal ini, sasaran yang dimaksud adalah tujuan berbicara. Misalnya, apakah kegiatan berbicara tersebut dilakukan untuk mempresentasikan tugas, memimpin rapat, mengisi kajian keagamaan, menyampaikan materi di kelas, atau berbagai kegiatan lainnya. Penetapan sasaran ini akan memudahkan seseorang dalam memilih materi yang hendak disampaikan.
2. Mengenali pendengar. Agar dapat berbicara efektif, seseorang juga harus mengenali terlebih dahulu audiens atau pendengarnya untuk dapat menyusun kata-kata yang tepat. Misalnya, disesuaikan dengan kondisi atau usia audiens/ pedengar.
3. Mempelajari tempat dan sarana. Sebelum berbicara, penting bagi seseorang untuk mempelajari tempat dan sarana ia akan berbicara. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menyurvei tempat, mempelajari letak duduk audiens, mengenali alat yang akan digunakan, dan meneliti gangguan yang mungkin timbul.
4. Melakukan manajemen waktu. Manajemen waktu harus diperhatikan dalam rangka berbicara efektif karena berkaitan dengan konsentrasi pendengar. Harus diperhatikan kapan ia akan menyampaikan materi, kapan ia harus melakukan tanya jawab, dan kapan ia harus memberikan lelucon atau penyegaran.
5. Mempersiapkan bahan. Sebelum berbicara, seseorang harus mempersiapkan bahan terlebih dahulu, mempelajari bahan-bahan tersebut, menyiapkan contoh-contoh, dan menuangkan semua bahan yang sudah disiapkan dalam media tertentu (apabila diperlukan)
6. Mengelola teknik penyampaian. Berbicara di depan umum akan berhasil jika menggabungkan beberapa hal, sebagal berikut:

7%: penggunaan kata;

38%: penggunaan nada dan suara;

45%: penggunaan ekspresi muka, bahasa tubuh, dan gerakan tubuh.

H. Mendengar Efektif

Mendengarkan efektif memiliki arti bahwa seseorang tidak sekadar mendengar, tetapi mendengar dengan konsentrasi dan disertai untuk memahami pesan atau informasi yang disampaikan.

Dalam arti sempit, mendengarkan adalah usaha memperoleh suatu pengertian terhadap berita atau pesan dengan menggunakan indra pendengaran (terbatas pada penerimaan pesan secara lisan). Sementara itu, dalam arti luas, mendengarkan adalah usaha memperoleh suatu pengertian terhadap berita atau pesan dengan menggunakan indra pendengaran dan kemampuan pikiran untuk memahami lebih lanjut terhadap pesan yang diterima (penerimaan pesan secara lisan maupun tertulis). Oleh karena itu, kualitas pendengar dapat dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu:

1. Bukan pendengar, pendengar yang berpura-pura mendengarkan, tetapi sesungguhnya tidak sedang mendengarkan;
2. Pendengar dangkal, pendengar yang hanya mendengarkan suara, tetapi tidak mencoba memahami pesan;
3. Pendengar yang bersikap kurang perhatian, pendengar yang mendengarkan suara dan memahami pesan, tetapi sambil melakukan aktivitas lain, seperti membaca SMS, menulis, merapikan buku, atau mencari sesuatu;
4. Pendengar dengan sikap sungguh-sungguh, pendengar yang selalu memperhatikan dan memahami pembicaraan sehingga pesan di ingatannya.

Sumber : Memahami Bisnis Bank, Ikatan Bankir Indonesia, PT Gramedia Pustaka Utama (2017)