Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh siswa SMK, khususnya jurusan Manajemen Perkantoran adalah kemampuan membuat surat bisnis (business letters) dalam dua bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Melalui ulasan singkat ini, diharapkan pembaca (siswa SMK) dapat memahami ciri-ciri dan fungsi surat penawaran, serta dapat membuat surat penawaran bisnis dengan bahasa penulisan yang benar.
Surat penawaran merupakan salah satu jenis surat bisnis (business letters) yang memiliki peran penting dalam dunia bisnis. Karena sebuah perusahaan yang menawarkan barang atau jasanya kepada orang lain atau pihak lain, sangat perlu menggunakan surat ini sebagai alat komunikasi yang resmi. Definisi surat penawaran yang dikutip dari buku Korespondensi untuk SMK/MAK Kelas X oleh Dra Enny Pujiasri, MM, bahwa surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon penjual yang ditujukan kepada calon pembeli dengan maksud memberikan keterangan dan menawarkan barang atau jasa yang dijual. Surat ini digunakan oleh penjual untuk memperkenalkan barang atau jasa kepada calon pembeli, baik atas permintaan calon pembeli maupun sebagai inisiatif penjual untuk mempromosikan produknya. Surat penawaran atau offering letter berisi informasi khusus tentang barang atau jasa yang ditawarkan, dengan tujuan untuk menarik minat pihak lain atau calon pembeli.
Surat penawaran memiliki beberapa fungsi penting dalam dunia bisnis. Pertama, surat penawaran berfungsi untuk memperkenalkan barang dan jasa kepada publik, khususnya pihak yang berpotensi menjadi pembeli. Kedua, surat penawaran dapat menjadi media promosi dan pemasaran barang atau jasa yang disediakan. Ketiga, surat penawaran membantu menambah relasi dan mempererat hubungan bisnis dengan perusahaan lain. Empat, surat penawaran dapat membuka atau memperluas peluang pemasaran produk.
Keberhasilan perusahaan dalam dunia bisnis dapat dikatakan bergantung pada cara perusahaan menawarkan produknya. Jika penawaran yang diajukan tidak sesuai dengan keadaan konsumen, hal ini akan sangat berpengaruh pada keberhasilan perusahaan tersebut. Oleh karena itu, surat penawaran harus ditulis dengan struktur yang baik dan rapi agar mudah dipahami oleh pihak lain.
Surat penawaran biasanya berisi beberapa informasi tentang produk, dapat berupa barang atau jasa, yang juga dilengkapi dengan spesifikasi serta rincian harganya. Selain itu, surat penawaran juga harus memuati beberapa unsur penting, seperti kop surat, nama kota dan tanggal penerbitan surat, nomor surat, dan alamat surat. Kop surat harus lengkap dengan alamat, nomor telepon, alamat email, dan alamat website jika ada. Surat penawaran merupakan alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis, baik untuk memperkenalkan produk maupun untuk menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan lain.
Berikut contoh format Surat Penawaran
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Nomor Telepon]
[Email Perusahaan]
[Website Perusahaan]
Tanggal: [Tanggal Surat]
Kepada Yth.,
[Nama Penerima]
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]
Perihal: Penawaran [Nama Produk atau Jasa]
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Perusahaan] dengan senang hati mengajukan penawaran untuk [Nama Produk atau Jasa] yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Kami menawarkan produk/jasa dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif sebagai berikut:
Produk/Jasa Jumlah Harga Satuan Total
[Nama Produk/Jasa 1] [Jumlah 1] [Harga Satuan 1] [Total 1]
[Nama Produk/Jasa 2] [Jumlah 2] [Harga Satuan 2] [Total 2]
Kami juga memberikan penawaran khusus berupa [diskon/spesial offer], dengan syarat dan ketentuan sebagai berikut:
Diskon: [Jika ada]
Garansi: [Jika ada]
Pengiriman: [Rincian pengiriman, jika ada]
Syarat Pembayaran: [Rincian syarat pembayaran]
Kami berharap penawaran ini dapat menjadi solusi bagi kebutuhan perusahaan Anda. Untuk informasi lebih lanjut atau jika Anda tertarik dengan penawaran ini, Anda dapat menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Email]. Kami siap membantu dan menjawab segala pertanyaan yang mungkin Anda miliki.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Kami menantikan kesempatan untuk bekerja sama dengan [Nama Perusahaan Penerima].
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda][Nama Perusahaan Anda]